Перенос организации в нужную структуру каталога организаций

Доступность операции

После создания новой структуры каталога следует заполнить ее нужными организациями.

Рисунок 2.3.2

Внимание! Если структура не содержит ни одну организацию, её значок в Левой области окна «Организации» отображается белым цветом (номер 2 на рисунке 2.3.2). Если в структуре есть хотя бы одна организация, цвет этого значка меняется на желтый (номер 1 на рисунке 2.3.2)

Если организация отсутствует в каталоге, ее проще создать сразу в том узле (структуре), к которому она относится, см. Базовую операцию «Создать организацию». Если же организация уже есть в каталоге, следует перенести ее в нужную структуру.

Вызов операции

Нужно перейти в корневую структуру каталога, тогда в Правой области окна откроется перечень всех организаций, зарегистрированных в Справочнике. Далее:

1.если требуется перенести в новую структуру всего одну организацию:

1.1. выбрать эту организацию в Правой области окна «Организации». Нажать на пиктограмму «Копировать из узла». В Левой области окна выбрать нужную структуру и открыть ее. Нажать на пиктограмму «Вставить из узла».

1.2. если организацию нужно переместить из одной структуры в другую (т. е. удалить в «старой» структуре, скопировав в «новую»), следует использовать пиктограмму .

Внимание! В корневой структуре каталогов эта пиктограмма не доступна, потому что корневая структура содержит ВСЕ организации.

2.если требуется перенести в новый узел несколько организаций, следует сначала выбрать нужные организации из перечня:

2.1. на нужной организации вызвать контекстное меню, где выбрать пункт «Выделить». После нажатия на эту опцию нужная строка выделяется серым цветом. Далее следует перейти на следующую строку, которую требуется перенести, и выделить аналогичным способом ее.

2.2. в любом месте Правой области вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Выделить все». При этом будут выделены все организации данной структуры;

2.3. снять ошибочно выделенные организации можно:

2.3.1. вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Снять выделение со всех», если следует полностью снять выделение;

2.3.2. на нужной строке вызвать контекстное меню, где выбрать пункт «Снять выделение», если следует снять выделение с текущей строки.

После выделения нужных строк воспользоваться любым из способов, описанных для переноса одной организации.

Действия над организациями внутри структуры

С помощью Горизонтальной панели инструментов можно производить различные действия над организациями внутри текущей структуры каталога организаций.

1.Чтобы удалить организацию (организации) из структуры каталога организаций следует воспользоваться пиктограммой .

Внимание! Пиктограмма не активна в корневой структуре каталога организаций.

2.Если в каталоге по каким-либо причинам оказались две или более строки, содержащие сведения об одной и той же организации, можно объединить их, чтобы избежать ошибок. Например, были введены организации ООО «Первое» и ООО«Первое». Для этого следует воспользоваться пиктограммой «Объединить организации» или соответствующей опцией контекстного меню. Предварительно следует выбрать нужные организации из перечня. При нажатии на пиктограмму  на экран выводится окно «Выберите эталонную организацию»:

Где пользователю предлагается выбрать ту организацию, которая останется в каталоге. При нажатии кнопки «ОК» в каталоге останется только организация, выбранная в строке ввода раскрывающегося списка. При этом объединение организаций будет произведено не только в текущей структуре, но и в корневом каталоге и вообще во всех справочниках и документах. Поэтому применять данную операцию следует с осторожностью!

3.Чтобы определить, в каких документах фигурирует выбранная организация, например, перед ее объединением с другой организацией, можно воспользоваться пиктограммой . выводится окно «Места использования организации»:

4.Когда организаций в каталоге много, сгруппировать их в структуры становится проблематично. Чтобы облегчить эту задачу пользователю предлагается воспользоваться пиктограммой «Собрать негруппированные в один узел». Как правило, данная операция применяется в корневой структуре каталога организаций. При нажатии на пиктограмму создается новая структура каталога с именем «Негруппированные организации», куда помещаются все организации, которые не привязаны ни к одной структуре, кроме корневой структуры каталога.

5.Для оптимизации каталога организаций бывает полезным выделить те организации, которые вообще не используются в документах системы. Чтобы найти неиспользуемые организации следует нажать на пиктограмму и из выпадающего списка выбрать, как будут организованы найденные неиспользуемые организации. Опция «Копировать в узел» создаст копии таких организаций в новой структуре каталога с именем «Неиспользуемые организации». При этом сами неиспользуемые организации останутся в тех структурах, в которые они находятся. Опция «Переместить в узел» удалит неиспользуемые организации из всех структур кроме корневой и соберет их в новой структуре каталога с именем «Неиспользуемые организации».

Результат операции

Организации группируются в соответствующие структуры каталога организаций.